Der Vorsitzende

Seine besondere Verantwortung ergibt sich aus dem Status des Vereins als juristische Person, der im Rechtsverkehr durch den Vorsitzenden vertreten wird.
- er organisiert und leitet die Arbeit des Vorstandes und sorgt dafür, dass die Vorstandsmitglieder die ihnen übertragenen Aufgaben wahrnehmen,
- er erarbeitet die Beschlußvorlagen für den Vorstand und für die Mitgliederversammlung oder lässt sie erarbeiten und bringt sie in das jeweilige Vereinsorgan zur Beratung und Beschlussfassung ein,
- er beruft die Vorstandssitzung ein und leitet diese,
- er sorgt dafür, dass den Vereinsmitgliedern die notwendigen Kenntnisse zum Vereins-, Kleingarten- und Pachtrecht so wie Umweltrecht vermittelt werden,
- er nimmt regelmäßig an den durch den Kreis-/Regionalverband organisierten Beratungen und Schulungsveranstaltungen teil,
- er sorgt für eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Stadtrat und der Stadtverwaltung und setzt sich vor allem für eine gemeinnütziges und öffentlichkeitswirksames Wirken des Vereins ein,
- er sucht nach Möglichkeiten, möglichst viele Mitglieder in die Gestaltung eines vielseitigen und interessanten Vereinslebens einzubeziehen,
- er berichtet regelmäßig vor der Mitgliederversammlung über die Ergebnisse der Arbeit des Vorstandes und
- er sorgt dafür, dass der Verein seine Rechte und Pflichten im Kreis-/ Regionalverband wahrnimmt.

Stellv. Vorsitzende

... (oft als Stellvertreter bezeichnet) unterstützt den 1. Vorsitzenden bei der Erfüllung seiner funktionellen Pflichten. - er vertritt den 1. Vorsitzenden gerichtlich und außergerichtlich im Rechtsverkehr bei Verhinderung, soweit die Satzung des Vereins nichts anderes bestimmt,
- ihm obliegt die organisatorische Vorbereitung und Durchführung aller Veranstaltungen im Verein,
- er führt den Mitgliedernachweis und ist für den tagfertigen Nachweis aller notwendigen Angaben über die Mitgliedschaft- und Pachtverhältnisse verantwortlich,
- er führt die notwendigen geschäftlichen Unterlagen des Vereins, wie Pachtflächennachweis, Versicherungsnachweise, Zeitungsbezieherliste u.a.m.,
- er ist für die Organisation eines vielfältigen kulturellen Lebens im Verein verantwortlich,
- er organisiert die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins,
- er führt den Auszeichnungsnachweis und die Liste der Jubilare im Verein.

Kassierer

Seine Aufgaben ergeben sich aus der Verpflichtung des Vorstandes, ordnungsgemäß Buch über die Finanziellen Mittel des Vereins zu führen oder durch Beauftragte führen zu lassen. Dies ergibt sich aus § 259 BGB, zudem muss der Vorstand jederzeit in der Lage sein, über den Vermögensstand des Vereins Auskunft zu geben.

- er führt die Kassengeschäfte und trägt die Verantwortung für die Finanzen des Vereins,
- er sorgt mit Hilfe des Vorstandes dafür, dass jedes Mitglied seinen beschlossenen finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem Verein pünktlich nachkommt,
- er organisiert die Kassierung des Vereinsbeitrages, des Pachtzinses, der beschlossenen Umlagen, der Versicherungsbeiträge des Vereins und weitere Zahlungsverpflichtungen der Mitglieder,
- er ist verantwortlich für das termingerechte Begleichen aller finanziellen Zahlungsverpflichtungen des Vereins,
- er ist verantwortlich für die Verwaltung und den ordnungsgemäßen Nachweis der finanziellen und materiellen Mitteln des Vereins,
- er berät den Vorstand beim satzungsgemäßen Einsatz der finanziellen Mittel des Vereins,
- er erarbeitet jährlich den Haushaltsplan des Vereins und legt ihn der Mitgliederversammlung zur Bestätigung vor,
- er führt das Buchwerk des Vereins oder kontrolliert dessen Führung durch beauftragte Dritte,
- er hat nach Abschluss des Geschäftsjahres das Buchwerk abzuschließen, den Kassen- und Vermögensbericht anzufertigen und sämtliche Unterlagen für die Kassenprüfer bereitzustellen,
- er ist berechtigt und verpflichtet, auf verlangen eines Vereinsorganes über Aufkommen und Verwendung der Finanziellen Mitteln des Vereins sowie über das Vereinsvermögen Auskunft zu erteilen.

Schriftführer

Die Aufgaben des Schriftführers ergeben sich in erster Linie aus der Verpflichtung des Vereins, die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu beurkunden, die Satzungs- und ordnungsmäßigkeit der Beschlussfassung nachzuweisen und die Einhaltung der Satzung durch die Tätigkeit der gewählten Vereinsorgane zu dokumentieren.

- die ordnungsgemäße Protokollführung über Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen,
- das Ausfertigen der Einladungen zu Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen
- die Erledigung und ordnungsgemäße Registrierung des Schriftverkehrs des Vereins nach den Vorgaben des Vereinsvorsitzenden,
- die Führung des Mitgliedernachweises,
- die ordnungsgemäße Registratur des Zwischenpachtvertrages, sowie anderer wichtiger Dokumente, welche den Verein, die Kleingartenanlage und den Öffentlichen Teil der Anlage betreffen,
- die laufende Führung der Beschlussdokumentation des Vereins.

Bauverantwortlicher

Bei der Verwirklichung kleingärtnerischen Handelns spielt die Einhaltung der Bestimmungen zum Laubenbau und zur Errichtung baulicher Anlagen in den Kleingärten gemäß § 3 Abs.2 BKleinG eine bedeutsame Rolle.

- Beratung des Vorstandes und der Mitglieder zu Baufragen, insbes. bezüglich zulässiger und nicht zulässiger baulicher Anlagen,
- Registrierung und Bearbeitung eingehender Bauanträge einschl. Überprüfung auf Vollständigkeit und auf Zulässigkeit gemäß BKleinG und Kleingartenordnung,
- Empfehlung an den Vorstand, die Errichtung der baulichen Anlage zu genehmigen oder abzulehnen und Erarbeiten der notwendigen Begründung,
- Erarbeiten von ggf. an den Bauwilligen zu stellenden Auflagen,
- Kontrolle des Bauablaufs,
- Beweissicherung bei Verstößen gegen die Baugenehmigung, insbesondere durch Fotos, Zeugenaussagen u. a.,
- Unterstützung des Vorstandes bezüglich Einleitung rechtlicher Schritte bei Verstößen gegen die Bauordnung bzw. der Bestimmungen von BKleinG und Kleingartenordnung, die die Errichtung baulicher Anlagen betreffen,
- Abnahme der Baulichen Anlagen nach Fertigstellung,
- Führen der Bauunterlagen des Vereins, insbesondere über die Lauben und Laubenbestandteile, die gemäß § 20a BKleinG Bestandsschutz besitzen.

Fachberater

Der Gartenfachberater braucht, um wirksam zu werden, den Vorstand, der ihm Rückhalt gibt und ihm die Arbeitsbedingungen schafft. Die fachliche Arbeit muss Bestandteil der Vorstandsarbeit sein. Die vom Fachberater durchzuführenden Aufgaben sind im Vorstand vorzubereiten und zu beschließen. Der Fachberater hat auch den Vorstand in Fachlicher Hinsicht zu beraten, z. B. vor einer Wertabschätzung bei Pächterwechsel.

- Beratung von Vorstand und Vereinsmitgliedern in fachlichen Fragen der Einrichtung und Naturnaher Bewirtschaftung eines Gartens,
- Information der Kleingärtner über naturgemäßes und umweltbewusstes Gärtnern, insbesondere über die zweckmäßigsten Mittel und Methoden zur Gesunderhaltung von Pflanze und Boden,
- Durchführung von Fachvorträgen, Demonstrationen, Übungen und anderer Formen der Gartenfachberatung im verein,
- Erarbeitung des jahresplanes der Gartenfachberatung im Verein,
- Mitwirkung bei der Wertabschätzung von Gärten bei Pächterwechsel und Erarbeitung notwendiger, durch den Vorstand zu erteilender Auflagen,
- Teilnahme an den Fortbildungsveranstaltungen des Kreisverbandes und Sicherung seiner eigenen Weiterbildung in gärtnerischen und auch kleingartenrechtlichen Fragen,
- fachliche Unterstützung für eine umweltbezogene Jugend- und Kinderarbeit im Verein,
- Mitarbeit (möglichst) im "Grünen" Gremien, wie Landschafts- Stadtgrünbeiräte, Naturschutzbeiräte, Kleingartenbeiräte u. a. sowie in Grünorganisationen, wie Bund,
- Sicherung einer sachgerechten Gestaltung und Pflege des öffentlichen Grüns in der Kleingartenanlage,
- fachliche Begleitung der Vorbereitung und Durchführung von Umgestaltungsmaßnahmen in der Kleingartenanlage,
- Beratung bei der Anlage von Biotopen, insbesondere im öffentlichen Teil der Kleingartenanlage,
- Durchführung der notwendigen fachlichen Belehrungen der Kleingärtner, vor allem der, die unterschriftlich bestätigt werden müssen,
- Bezug und Verteilung von (insbes. kostenlosen) Materialien zur fachlichen Unterweisung der Mitglieder,
- Beratung des Vorstandes bei der Anschaffung von Literatur für die Vereinsbibliothek bzw. funktionsgebunden für den Gartenfachberater und ggf. dessen Erfüllungsgehilfen,
- Bezug der Zeitschrift "Der Kleingarten - Sachsen Aktuell" und "Der Fachberater" und Auswertung für seinen Aufgabenbereich im Vorstand und mit den Mitgliedern.

Wertermittler

- Basis für die Wertermittlung, die von Abschätzern oder Gutachtern durchgeführt wird, sind die jeweils geltenden Wertermittlungsrichtlinien, die von den Ländern erlassen wurden oder von der Kleingärtnerorganisation aufgestellt und behördlich genehmigt sind, in diesen Richtlinien sind die Vorgaben des Bundeskleingartengesetzes (§§ 3, 11, 18 und 20a), der Unterpachtverträge und der Gartenordnungen eingeflossen. Die Wertermittlung erfolgt auf der Grundlage des gesetzlichen und vertraglichen Rahmens des Pachtverhältnisses.
- Die Grundlage der Wertermittlung bildet die "Richtlinie für die Wertabschätzung in Kleingärten beim Pächterwechsel" (herausgegeben vom Landesverband Sachsen der Kleingärtner e. V.)